Maßnahme – Einführung von regelmäßigen Mitarbeitendenbefragungen
Kurz & Knapp
Was? Regelmäßige, anonyme Befragungen unter den Mitarbeitenden dienen der strukturierten Erhebung von Erfahrungen, Meinungen und Bedarfen zu Themen wie Gleichstellung, Diversität, Diskriminierung und Vereinbarkeit im Arbeitsumfeld.
Warum ist das eine gute Maßnahme? Regelmäßige Mitarbeitendenbefragungen machen unsichtbare Probleme sichtbar und helfen, gezielt Verbesserungen anzustoßen. Durch die Einbindung aller Beschäftigten wird nicht nur Transparenz geschaffen, sondern auch das Vertrauen in Veränderungsprozesse gestärkt. Eine gut durchgeführte Befragung trägt so langfristig zu einer inklusiven Unternehmenskultur bei, die die Meinungen aller Mitarbeitenden wertschätzt und einbinden (KOFA, 2023).
Schritte zur Einführung im Unternehmen
1. Ziel und Umfang der Befragung definieren
Starten Sie mit der klaren Festlegung, was genau mit der Mitarbeitendenbefragung erreicht werden soll.
- Definieren Sie konkrete Fragestellungen, etwa zur Wahrnehmung der Gleichstellung, zu Diskriminierungserfahrungen oder zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
- Legen Sie fest, ob alle Mitarbeitenden befragt werden sollen oder ob eine gezielte Befragung einzelner Gruppen (z. B. Eltern, Führungskräfte, Teilzeitkräfte) sinnvoll ist.
- Bestimmen Sie, wie oft die Befragung wiederholt werden soll – zum Beispiel halbjährlich, jährlich oder alle zwei Jahre.
2. Fragebogen konzipieren
Erstellen Sie einen anonymisierten Fragebogen, der qualitative und quantitative Aspekte berücksichtigt.
- Entwickeln Sie Fragen entlang relevanter Themenbereiche: Gleichstellung, Vielfalt, Diskriminierung, Arbeitsklima, Vereinbarkeit und Führungsverhalten.
- Nutzen Sie bewährte Fragen aus wissenschaftlichen Studien oder aus öffentlich zugänglichen Befragungstools (z. B. IAB-Befragungen, Antidiskriminierungsstelle).
- Bieten Sie zusätzlich Freitextfelder an, um differenzierte Rückmeldungen zu ermöglichen.
3. Datenschutz und Anonymität sicherstellen
Schaffen Sie Vertrauen in die Befragung, indem Sie Datenschutz und Anonymität konsequent gewährleisten.
- Klären Sie im Vorfeld datenschutzrechtliche Anforderungen in Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten.
- Informieren Sie transparent über den Umgang mit den Daten und stellen Sie sicher, dass keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen möglich sind.
- Ziehen Sie, falls möglich, einen externen Anbieter für die Durchführung in Betracht, um die Neutralität und Anonymität zusätzlich zu stärken.
4. Interne Kommunikation vorbereiten
Begleiten Sie die Befragung mit einer gezielten Informationskampagne im Unternehmen.
- Kommunizieren Sie frühzeitig, was das Ziel der Befragung ist und warum die Teilnahme wichtig ist.
- Nutzen Sie unterschiedliche Kanäle (Intranet, Mailings, Aushänge, persönliche Ansprache durch Führungskräfte), um möglichst viele Mitarbeitende zu erreichen.
- Planen Sie Erinnerungsschreiben während des Befragungszeitraums ein, um eine möglichst hohe Beteiligung zu erzielen.
5. Ergebnisse auswerten und Maßnahmen ableiten
Werten Sie die Ergebnisse systematisch aus und nutzen Sie sie als Basis für konkrete Verbesserungsmaßnahmen.
- Bereiten Sie die Ergebnisse verständlich auf und stellen Sie sie der Belegschaft transparent zur Verfügung.
- Führen Sie Feedback-Workshops oder Dialogformate durch, um gemeinsam mit den Mitarbeitenden Handlungsfelder zu identifizieren.
- Leiten Sie gezielte Maßnahmen ab und benennen Sie Verantwortlichkeiten und Zeitpläne für deren Umsetzung.
6. Verstetigung im Unternehmen sicherstellen
Verankern Sie die Befragung als regelmäßiges und strukturelles Instrument der Organisationsentwicklung.
- Integrieren Sie die Befragung in die Gleichstellungs- und Personalstrategie Ihres Unternehmens.
- Planen Sie feste Zyklen und etablieren Sie eine Routine der Rückmeldung („Was ist aus der letzten Befragung geworden?“).
- Entwickeln Sie das Befragungsinstrument kontinuierlich weiter, um neue Themen und Feedback gezielt aufzugreifen.
Wer sollte eingebunden werden?
Personalabteilung, Führungskräfte, Kommunikationsabteilung, ggf. Gleichstellungsbeauftragte, ggf. Datenschutzbeauftragte, ggf. Betriebsrat, ggf. externe Dienstleistende
Mögliche Stolpersteine & Tipps
Geringe Beteiligung an der Befragung
Viele Mitarbeitende nehmen an den Befragungen nicht teil, weil sie entweder nicht informiert sind oder der Maßnahme misstrauen.
Unser Tipp:
Kommunizieren Sie klar den Nutzen der Befragung, betonen Sie die Anonymität und binden Sie Führungskräfte aktiv in die Bewerbung der Maßnahme ein. Zeigen Sie anhand vorheriger Maßnahmen, dass Rückmeldungen tatsächlich Wirkung entfalten.
Mangelnde Umsetzung der Ergebnisse
Wenn nach der Befragung keine sichtbaren Veränderungen folgen, verlieren Mitarbeitende das Vertrauen in den Prozess.
Unser Tipp:
Entwickeln Sie auf Grundlage der Ergebnisse konkrete Anschlussaufgaben und kommunizieren Sie diese offen. Nutzen Sie die Befragung nicht nur zur Diagnose, sondern als Ausgangspunkt für echte Veränderung.
Unzureichende Ressourcen für Planung und Auswertung
Die Planung, Durchführung und Auswertung der Befragung wird oft unterschätzt und nebenbei erledigt.
Unser Tipp:
Planen Sie frühzeitig personelle und zeitliche Ressourcen ein. Ziehen Sie bei Bedarf externe Expertise hinzu und definieren Sie klare Zuständigkeiten.
Erfolgsfaktoren zur nachhaltigen Verankerung
- Verankerung in der Personalstrategie und Gleichstellungsarbeit: Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeitendenbefragung nicht als einmalige Aktion verstanden wird, sondern als fester Bestandteil eines strategischen Gleichstellungsprozesses.
- Regelmäßige Durchführung und transparente Rückmeldung: Wiederholen Sie die Befragung in regelmäßigen Abständen und informieren Sie Ihre Mitarbeitenden über die Ergebnisse, geplante Maßnahmen und bereits umgesetzte Veränderungen. So entsteht ein lernender Kreislauf.
- Weiterentwicklung der Inhalte: Passen Sie die Fragebögen regelmäßig an neue Herausforderungen oder Feedback aus der Belegschaft an. So stellen Sie sicher, dass für die Belegschaft relevante Themen integriert werden.
- Sensibilisierung und Schulung: Nutzen Sie die Ergebnisse als Impuls für Schulungen, etwa zu diskriminierungsfreier Führung oder zu inklusiver Kommunikation. So werden strukturelle Erkenntnisse in individuelles Handeln übersetzt.
- Verantwortung verankern und Ressourcen bereitstellen: Verankern Sie klare Verantwortlichkeiten für die Durchführung und Nachbereitung der Befragung und stellen Sie die notwendigen personellen und finanziellen Ressourcen bereit, damit die Maßnahme nachhaltig wirkt.