Maßnahme – Hybride Arbeitsmodelle

Arbeitsmodelle

Kurz & Knapp

Was? Hybride Arbeitsmodelle kombinieren Präsenzarbeit mit mobilem Arbeiten.

Warum ist das eine gute Maßnahme? Hybride Arbeitsmodelle ermöglichen eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, indem sie Pendelzeiten reduzieren und flexiblere Arbeitszeiten ermöglichen – etwa für Mitarbeitende mit familiären Verpflichtungen oder eingeschränkter Mobilität. Zugleich bieten sie die Chance, konzentriertes Arbeiten zu fördern: Aufgaben wie das Verfassen von Berichten, das Bearbeiten von Konzepten oder Datenanalysen lassen sich im Homeoffice oft effizienter erledigen. Damit leisten hybride Modelle nicht nur einen Beitrag zur individuellen Entlastung, sondern auch zur Steigerung der Produktivität im Unternehmen (Hans Böckler Stiftung, 2023).

Schritte zur Einführung im Unternehmen

1. Geeignete Tätigkeiten identifizieren:

Starten Sie mit der Identifikation von Tätigkeiten, die sich für hybrides Arbeiten eignen:

Prüfen Sie, welche Aufgaben sich gut für mobiles Arbeiten eignen und bei welchen Aufgaben die Präsenz im Büro notwendig ist (z. B. anhand von Kriterien wie digitaler Umsetzbarkeit, Abstimmungsbedarf, Datenschutzanforderungen oder notwendiger Technik vor Ort).

Berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie Teamdynamik, den erforderlichen Koordinationsaufwand sowie die Art der Tätigkeit – etwa, ob kreative Aufgaben von gemeinsamer Zusammenarbeit im Team profitieren, während operative Aufgaben oft auch gut eigenständig erledigt werden können.

2. Leitlinien und Rahmenbedingungen definieren

Entwickeln Sie klare und verbindliche Regeln für hybrides Arbeiten:

Legen Sie die minimal erforderliche Präsenzquote und die maximale Anzahl an Homeoffice-Tagen fest.

Definieren Sie spezifische Anforderungen an Erreichbarkeit, Arbeitszeiterfassung und Datenschutz (z. B. feste Kernzeiten für Erreichbarkeit, Nutzung von Zeiterfassungstools, keine Weitergabe sensibler Daten über private Geräte oder Netzwerke).

Sorgen Sie für klare Regelungen zur technischen Ausstattung, etwa Anforderungen an Endgeräte und Sicherheitsstandards.

3. Technische Voraussetzungen schaffen

Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden über die erforderliche Technik und Ausstattung verfügen:

Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeitenden mit geeigneten Endgeräten (z. B. Laptops, Tablets) ausgestattet sind.

Richten Sie einen sicheren Zugang über VPN ein und gewährleisten Sie für die Kommunikation und Zusammenarbeit die Nutzung von Kollaborationstools wie Microsoft Teams, Trello oder Slack.

4. Führungskräfte qualifizieren

Schulen Sie Führungskräfte, um sie auf die Anforderungen des hybriden Arbeitsmodells vorzubereiten:

Fördern Sie das Vertrauen in die Mitarbeitenden und stellen Sie Ergebnisse in den Vordergrund statt der physischen Anwesenheit.

Geben Sie den Führungskräften die nötigen Werkzeuge und Techniken an die Hand, um hybride Teamprozesse effektiv zu steuern und digitale Kommunikation zu fördern.

5. Pilotphase starten und evaluieren

Beginnen Sie mit einer Pilotphase in einzelnen Abteilungen oder Teams, bevor Sie das Modell unternehmensweit etablieren:

Testen Sie das hybride Arbeitsmodell in einem begrenzten Rahmen und holen Sie systematisch Feedback von den Beteiligten ein.

Nutzen Sie das Feedback zur Optimierung der Prozesse und passen Sie gegebenenfalls die Richtlinien oder technischen Voraussetzungen an.

Wer sollte eingebunden werden?

Geschäftsführung, Personalverantwortliche, IT-Abteilung, Führungskräfte, ggf. Betriebsrat und Mitarbeitende.

Mögliche Stolpersteine & Tipps

Unterschiedliche Behandlung oder fehlende Transparenz im Team

Wenn nicht klar ist, wer wann im Büro ist, oder welche Regeln für wen gelten, entsteht schnell das Gefühl von Ungleichbehandlung.

Unser Tipp:

Legen Sie transparente Regelungen für Präsenz- und Homeoffice-Tage fest, die für das gesamte Team gleichermaßen gelten. Eine gemeinsame Anwesenheitsliste oder ein digitales Planungstool kann helfen, Übersicht zu schaffen und die Abstimmung im Team zu erleichtern.

Informations- und Wissensverlust

Bei wechselnder Präsenz kann es passieren, dass relevante Informationen, die vor Ort im Büro informell oder spontan geteilt werden, nicht alle Mitarbeitenden erreichen – insbesondere jene, die im Homeoffice arbeiten.

Unser Tipp:

Etablieren Sie verbindliche Kommunikationswege und -kanäle, über die alle wichtigen Informationen für das gesamte Team zugänglich gemacht werden – unabhängig vom Arbeitsort. Achten Sie bewusst darauf, auch informelle Informationen transparent zu teilen, z. B. über digitale Teammeetings, Protokolle oder ein zentrales Kommunikationstool.

Verlust von Teamgefühl und soziale Isolation

Mitarbeitende im Homeoffice fühlen sich schnell vom Teamgeschehen abgeschnitten, informeller Austausch geht verloren.

Unser Tipp:

Planen Sie regelmäßige gemeinsame Präsenztage und ergänzen Sie diese durch digitale Rituale wie virtuelle Kaffeepausen oder hybride Teammeetings.

Technikprobleme und unzureichende Ausstattung

Technische Hürden wie schlechte Verbindung, fehlende Tools oder mangelnde Unterstützung könnten die Zusammenarbeit behindern.

Unser Tipp:

Binden Sie die IT-Abteilung frühzeitig ein, definieren Sie technische Standards (z. B. Mindestanforderungen an Homeoffice-Arbeitsplätze) und stellen Sie Unterstützungsangebote bereit. Klare Zuständigkeiten im IT-Support helfen bei der schnellen Lösung von Problemen.

Erfolgsfaktoren zur nachhaltigen Verankerung

Hybrides Arbeiten verbindlich regeln: Verankern Sie hybride Arbeitsmodelle in Betriebsvereinbarungen oder Richtlinien. Das schafft Verlässlichkeit für Führungskräfte und Mitarbeitende.

Kultur des Vertrauens fördern: Setzen Sie auf ergebnisorientierte Führung statt Präsenzkontrolle. Schulen Sie Führungskräfte regelmäßig darin, Ziele klar zu formulieren und Leistung unabhängig vom Arbeitsort zu bewerten.

Regelmäßige Evaluation und Weiterentwicklung: Überprüfen Sie in festgelegten Abständen, ob das hybride Modell noch den Bedürfnissen entspricht und passen Sie Prozesse bei Bedarf flexibel an.

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