Maßnahme – Faire und transparente Auswahlprozesse

Rekrutierung

Kurz & Knapp

Was? Faire und transparente Auswahlprozesse stellen sicher, dass alle Bewerbende nach denselben klaren, nachvollziehbaren Kriterien bewertet werden – unabhängig von Geschlecht, Herkunft oder anderen persönlichen Merkmalen.

Warum ist das eine gute Maßnahme? Subjektive oder informelle Auswahlentscheidungen führen häufig zu Benachteiligungen. Einheitliche, nachvollziehbare Kriterien im Auswahlprozess fördern die Gleichstellung (Antidiskriminierungsstelle des Bundes, 2019). Sie schaffen Chancengleichheit, fördern Vertrauen in den Prozess und machen Entscheidungen nachvollziehbar und begründbar. Standardisierte Prozesse sparen Zeit, vermeiden Diskussionen im Auswahlgremium und sorgen für effizientere Abläufe.

Schritte zur Einführung im Unternehmen

1. Bestehende Auswahlprozesse untersuchen
Beginnen Sie mit einer systematischen Bestandsaufnahme der aktuellen Auswahlprozesse in Ihrem Unternehmen:

Untersuchen Sie, wie Bewerbungen derzeit gesichtet und bewertet werden und welche Abläufe dabei zum Einsatz kommen.
Überprüfen Sie, welche Entscheidungskriterien aktuell verwendet werden und inwiefern diese dokumentiert sind.

2. Auswahlkriterien standardisieren und dokumentieren

Entwickeln Sie verbindliche und einheitliche Auswahlkriterien, die auf die jeweiligen Stellenprofile abgestimmt sind.

Legen Sie beispielsweise fest, welche fachlichen Qualifikationen, Soft Skills und Erfahrungen für eine Position erforderlich sind.
Bestimmen Sie, wie diese Merkmale im Auswahlprozess bewertet werden – etwa durch Skalen oder ein Punktesystem.
Dokumentieren Sie die Kriterien in einem standardisierten Format, etwa in Form eines Handbuchs oder einer digitalen Vorlage.
Tipp: Erarbeiten Sie die Kriterien gemeinsam mit der Personal- und Fachabteilung, um die Akzeptanz zu erhöhen und die Passgenauigkeit zu sichern.

3. Auswahlverfahren strukturiert gestalten

Gestalten Sie den gesamten Auswahlprozess klar und einheitlich, von der Bewerbung bis zur finalen Entscheidung

Führen Sie einen standardisierten Ablauf ein, der z. B. aus Vorauswahl, Interview, Entscheidungsfindung und Feedback besteht.
Etablieren Sie strukturierte Bewertungsinstrumente wie Interviewprotokolle, um eine konsistente Beurteilung zu ermöglichen.
Binden Sie mehrere Perspektiven in die Auswahl mit ein, z. B. durch eine gemeinsame Bewertung durch Personal- und Fachabteilung.

4. Beteiligte Personen schulen

Qualifizieren Sie alle Personen, die an Auswahlprozessen beteiligt sind, durch gezielte Schulungsangebote:

Thematisieren Sie dabei insbesondere den Umgang mit unbewussten Vorurteilen und vermitteln Sie die korrekte Anwendung der definierten Auswahlkriterien
Schulen Sie auch zu Themen wie Gesprächsführung, Entscheidungsfindung und wertschätzendes Feedback an Bewerbende.

5. Kommunikation an Bewerbende optimieren

Gestalten Sie Ihre Kommunikation mit Bewerbenden transparent und wertschätzend:

Erklären Sie bereits in der Stellenausschreibung oder beim Bewerbungseingang, welche Auswahlkriterien und Verfahrensschritte vorgesehen sind.
Geben Sie – sofern möglich – nach dem Auswahlprozess ein konkretes Feedback zur Entscheidung.

6. Evaluation und Nachjustierung

Führen Sie regelmäßige Evaluationen Ihrer Auswahlprozesse durch:

Prüfen Sie, wie die Auswahlverfahren verlaufen, wer eingestellt wird und auf welcher Basis Entscheidungen getroffen wurden.
Vergleichen Sie die Ergebnisse mit Ihren gesetzten Zielen, etwa in Bezug auf Geschlechtergerechtigkeit oder Passgenauigkeit der eingestellten Personen.
Analysieren Sie, wo noch Optimierungsbedarf besteht.

Tipp: Nutzen Sie strukturiertes Feedback von Bewerbenden sowie intern Beteiligten, um Ihre Prozesse kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Wer sollte eingebunden werden?

Personalabteilung, Geschäftsführung, Fachabteilungen, ggf. Betriebsrat, ggf. Gleichstellungsbeauftragte

Mögliche Stolpersteine & Tipps

Ablehnung der Maßnahme durch Führungskräfte oder Fachabteilungen

Führungskräfte oder Fachabteilungen könnten den zusätzlichen Aufwand von standardisierten Auswahlprozessen als unnötig oder zu bürokratisch empfinden und sich weigern, diese Maßnahme umzusetzen.

Unser Tipp:

Binden Sie die Führungskräfte und Fachabteilungen frühzeitig in den Prozess ein, erklären Sie den Nutzen der Maßnahme für faire, transparente und objektive Entscheidungen und gehen Sie auf ihre Bedenken ein, um ihre Unterstützung zu sichern.

Unzureichende Schulung der Interviewenden

Interviewende könnten Schwierigkeiten haben, die standardisierten Leitfäden korrekt anzuwenden oder unbewusste Vorurteile in ihrer Beurteilung nicht zu erkennen.

Unser Tipp:

Organisieren Sie regelmäßige Schulungen für alle Interviewenden, um den Umgang mit den Leitfäden und den Bewertungsbögen zu verinnerlichen und das Bewusstsein für unbewusste Vorurteile zu schärfen.

Mangelnde Anpassung der Auswahlkriterien an die spezifischen Anforderungen der Position

Wenn die Auswahlkriterien zu allgemein oder nicht ausreichend an die jeweilige Stellenbeschreibung angepasst sind, könnte dies zu unklaren oder nicht relevanten Bewertungen führen.

Unser Tipp:

Definieren Sie spezifische und relevante Auswahlkriterien für jede Position und stimmen Sie diese eng mit der Fachabteilung ab, um sicherzustellen, dass die Kriterien die tatsächlichen Anforderungen der Position widerspiegeln.

Inflexibilität bei der Anpassung der Interviewleitfäden

Die Interviewleitfäden könnten als zu starr empfunden werden, wenn sie nicht genügend Raum für Anpassungen an den individuellen Bewerbungsprozess bieten.

Unser Tipp:

Während die Struktur des Interviews standardisiert bleibt, sollten Interviewende genügend Flexibilität erhalten, um auf individuelle Antworten und Besonderheiten der Bewerbenden einzugehen.

Fehlende Nachvollziehbarkeit und Dokumentation der Entscheidungen

Die Interviewleitfäden könnten als zu starr empfunden werden, wenn sie nicht genügend Raum für Anpassungen an den individuellen Bewerbungsprozess bieten.

Unser Tipp:

Während die Struktur des Interviews standardisiert bleibt, sollten Interviewende genügend Flexibilität erhalten, um auf individuelle Antworten und Besonderheiten der Bewerbenden einzugehen.

Erfolgsfaktoren zur nachhaltigen Verankerung

Klare Standards und Rollenverteilung: Verbindliche Prozesse und klar definierte Zuständigkeiten sind entscheidend für die effektive Umsetzung der Maßnahme. Eine genaue Rollenverteilung sorgt dafür, dass alle Beteiligten ihre Aufgaben verstehen und die Prozesse zuverlässig angewendet werden.
Frühe Einbindung relevanter Akteur:innen:
Personalabteilung, Fachabteilungen und Führungskräfte sollten bereits in der Anfangsphase der Entwicklung von Auswahlkriterien und Prozessen mit einbezogen werden. Dies fördert nicht nur die Akzeptanz der Maßnahme, sondern sorgt auch für praxisgerechte und effektive Lösungen, die auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens abgestimmt sind.
Verpflichtende Schulungen und Austauschformate: Regelmäßige Schulungen für alle Interviewenden und Austauschformate zu bewährten Praktiken sind notwendig, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
Technische Unterstützung: Um die Umsetzung effizient zu gestalten, kann die Nutzung von spezialisierten Tools wie Personio, Coveto oder Softgarden sinnvoll sein. Diese Bewerbendenmanagement-Systeme bieten Funktionen zur automatisierten Verwaltung von Bewerbungsprozessen und zur Dokumentation von Auswahlentscheidungen. Sie unterstützen die Interviewenden bei der Anwendung standardisierter Verfahren und sorgen gleichzeitig für eine einfache und konsistente Dokumentation.
Transparente Kommunikation nach außen: Wenn Bewerbende verstehen, wie die Auswahlentscheidungen getroffen werden, schafft das Vertrauen und stärkt das Arbeitgebendenattraktivität. Eine transparente Kommunikation ist entscheidend, um die Glaubwürdigkeit des Auswahlprozesses zu sichern und das Interesse an einer Bewerbung zu fördern.

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