Kurz & Knapp
Was? Austrittsgespräche werden systematisch durchgeführt, um Kündigungsgründe sowie strukturelle Verbesserungspotenziale im Unternehmen zu erfassen.
Warum ist das eine gute Maßnahme? Austrittsgespräche helfen dabei, Benachteiligungen oder strukturelle Ungleichheiten zu erkennen, die zum Ausscheiden von Mitarbeitenden beitragen können. So lassen sich gezielt Maßnahmen zur Förderung von Gleichstellung und Chancengerechtigkeit ableiten.
Schritte zur Einführung im Unternehmen
1. Bestehende Offboarding-Prozesse betrachten
Starten Sie mit einer systematischen Überprüfung Ihrer bisherigen Austrittsprozesse:
- Prüfen Sie, ob Austrittsgespräche überhaupt durchgeführt werden und ob sie regelmäßig stattfinden.
- Schauen Sie sich an, wer die Gespräche führt – z. B. direkte Führungskräfte oder neutrale Personen aus der Personalabteilung.
- Ermitteln Sie, ob bisher Daten erfasst werden, aus denen sich Muster oder Handlungsbedarfe im Hinblick auf Gleichstellung ableiten lassen.
Beispiel: Wenn Kündigungsgründe nicht dokumentiert oder nur sehr allgemein erfasst werden („persönliche Gründe“), bleibt potenzielle Diskriminierung unsichtbar.
2. Diversitäts- und geschlechtersensible Leitfäden entwickeln
Erarbeiten Sie einen einheitlichen Gesprächsleitfaden, der geschlechter- und diskriminierungssensible Aspekte systematisch berücksichtigt.
- Integrieren Sie Fragen zu Themen wie Vereinbarkeit, Führungsverhalten, Teamdynamik, Chancengleichheit und ggf. Diskriminierungserfahrungen.
- Verwenden Sie offene Fragen, die Raum für individuelle Perspektiven lassen.
Beispiel: Statt „Was hat Sie zur Kündigung bewogen?“ besser: „Gab es im Arbeitsumfeld Faktoren, die Ihre Entscheidung zur Kündigung beeinflusst haben?“ - Ergänzen Sie Optionen für schriftliches oder anonymes Feedback, um Hemmschwellen abzubauen.
Beispiel: Ein Online-Fragebogen mit Freitextfeldern kann Mitarbeitenden ermöglichen, kritische Punkte zu äußern, ohne sich persönlich äußern zu müssen.
3. Gestaltung standardisierter Bewertungsbögen
Entwickeln Sie strukturierte Bewertungsbögen, die eine konsistente und vergleichbare Leistungsbeurteilung ermöglichen.
- Verwenden Sie verständliche Bewertungsskalen mit eindeutigen Beschreibungen (z. B. 1–5 oder „trifft voll zu“ bis „trifft nicht zu“).
- Ergänzen Sie Freitextfelder, in denen Begründungen, Beobachtungen oder Empfehlungen dokumentiert werden können.
- Binden Sie bei Bedarf auch Selbst- oder Teamrückmeldungen mit ein, etwa über eine 360°-Perspektive.
4. Schulung der Führungskräfte und Personal-Verantwortlichen
Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die neuen Bewertungsinstrumente sicher anwenden können.
- Vermitteln Sie die Bedeutung objektiver Leistungsbeurteilungen und die Risiken subjektiver Verzerrung.
- Trainieren Sie die Anwendung der Kriterien, die Interpretation der Skalen und die Gesprächsführung im Rahmen der Beurteilung.
- Thematisieren Sie typische Bewertungsfehler wie Sympathieeffekte oder Stereotype und üben Sie den professionellen Umgang damit.
5. Verbindliche Einführung im Unternehmen
Verankern Sie die neuen Bewertungsstandards verbindlich in bestehende Personal-Prozesse.
- Integrieren Sie Bewertungsbögen in regelmäßige Gespräche wie Jahres-, Probezeit- oder Entwicklungsgespräche.
- Kommunizieren Sie transparent, warum das neue Verfahren eingeführt wird und welchen Nutzen es für Mitarbeitende und Führungskräfte hat.
- Stellen Sie digitale Tools oder Vorlagen bereit, die die Anwendung und Dokumentation erleichtern.
6. Kontinuierliche Evaluation und Weiterentwicklung
Überprüfen Sie regelmäßig die Wirksamkeit und Akzeptanz des neuen Bewertungssystems.
- Vergleichen Sie Ergebnisse über Teams und Abteilungen hinweg, um mögliche neue Ungleichbehandlungen frühzeitig zu erkennen.
- Holen Sie Rückmeldungen von Führungskräften und Mitarbeitenden ein, um Stärken und Schwachstellen des Systems zu identifizieren.
- Passen Sie Kriterien, Formate oder Schulungen kontinuierlich an neue Anforderungen und Erfahrungswerte an.
Wer sollte eingebunden werden?
Geschäftsführung, Personalabteilung, Führungskräfte, ggf. Betriebsrat, ggf. Gleichstellungsbeauftragte
Mögliche Stolpersteine & Tipps
Subjektive Interpretationen der Bewertungsskalen
Unterschiedliche Führungskräfte bewerten gleiches Verhalten unterschiedlich, trotz identischer Skala.
Unser Tipp:
Beschreiben Sie genau, was ein bestimmter Punkt auf der Bewertungsskala bedeutet – am besten mit konkreten Beispielen. So verstehen alle Führungskräfte die Skala gleich. Üben Sie gemeinsam in Workshops, wie die Bewertung angewendet werden soll.
Überfrachtete oder unpassende Bewertungsbögen
Bewertungsbögen, die zu lang, zu komplex oder fachlich irrelevant sind, werden nicht ernst genommen.
Unser Tipp:
Entwickeln Sie differenzierte Bögen für unterschiedliche Rollen. Halten Sie sie übersichtlich und praxisnah.
Widerstand gegen „Vereinheitlichung“
Führungskräfte empfinden standardisierte Bögen als Eingriff in ihre Führungsverantwortung.
Unser Tipp:
Betonen Sie, dass Objektivierung nicht Kontrolle, sondern Chancengleichheit und Professionalität bedeutet. Binden Sie Führungskräfte aktiv in den Entwicklungsprozess der Bewertungsbögen ein.
Mangelnde Transparenz für Mitarbeitende
Mitarbeitende wissen nicht, wie sie bewertet werden und was die Kriterien bedeuten.
Unser Tipp:
Machen Sie die Kriterien und Bewertungsmaßstäbe vorab transparent – z. B. im Rahmen von Zielvereinbarungsgesprächen oder Infoveranstaltungen.
Erfolgsfaktoren zur nachhaltigen Verankerung
- Verankerung in allen relevanten Prozessen: Integrieren Sie die Bewertungsbögen verbindlich in zentrale Personal-Prozesse wie Zielvereinbarungen, Mitarbeitendengespräche, Entwicklungsplanung oder Beförderungsentscheidungen. Eine konsequente, einheitliche Nutzung schafft Routine, Verlässlichkeit und Vergleichbarkeit.
- Regelmäßige Schulungen und Austauschformate: Bieten Sie wiederkehrende Trainings an, z. B. einmal jährlich und verknüpfen Sie diese mit Formaten zum Erfahrungsaustausch. Hier können Führungskräfte typische Herausforderungen besprechen, eigene Einschätzungen reflektieren und voneinander lernen.
- Transparente Kommunikation gegenüber Mitarbeitenden: Sorgen Sie dafür, dass Mitarbeitende verstehen, nach welchen Kriterien sie bewertet werden. Erklären Sie, wie der Prozess abläuft, was bestimmte Einstufungen bedeuten und welche Entwicklungsmöglichkeiten sich daraus ableiten. Das erhöht Akzeptanz und Vertrauen.
- Digitale Unterstützung: Setzen Sie digitale Tools zur strukturierten Erfassung und Auswertung der Bewertungen ein. Das vereinfacht die Anwendung, spart Zeit und ermöglicht systematische Vergleiche, z. B. im Hinblick auf Gleichbehandlung oder Entwicklungsperspektiven.
- Monitoring und Feedback: Etablieren Sie ein kontinuierliches Monitoring, um die Wirkung der Maßnahme zu überprüfen. Achten Sie auf systematische Unterschiede zwischen Gruppen (z. B. Geschlechter oder Altersgruppen) und leiten Sie bei Bedarf gezielt Nachsteuerungen ein. Kennzahlen wie der durchschnittliche Bewertungsscore nach Geschlecht oder das Verhältnis zwischen Bewertung und Weiterentwicklung helfen dabei.