Einführung eines Verfahrens für Auskunftsanfragen von Mitarbeitenden

Entgelt

Kurz & Knapp

Was? Ein standardisiertes Verfahren für Auskunftsanfragen legt fest, wie Mitarbeitende Informationen zu ihrem individuellen Entgelt sowie zur Vergütung vergleichbarer Tätigkeiten erhalten können. Es definiert klare Prozesse, Zuständigkeiten, Fristen und Kommunikationswege und unterstützt eine einheitliche, nachvollziehbare und datenschutzkonforme Bearbeitung von Anfragen. Aktuell richtet sich der individuelle Auskunftsanspruch in Deutschland nach dem Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG). Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU) 2023/970 erweitert die Transparenzpflichten perspektivisch deutlich und muss bis Juni 2026 in nationales Recht umgesetzt werden.

Warum ist das eine gute Maßnahme? Ein geregeltes Auskunftsverfahren verbessert die Nachvollziehbarkeit von Entgeltentscheidungen, schafft klare Prozesse im Umgang mit Gehaltsinformationen und macht mögliche Ungleichbehandlungen sichtbar. Besonders für Gruppen, die strukturell benachteiligt sind – etwa Frauen oder Teilzeitbeschäftigte – ist der Zugang zu verlässlichen Informationen ein wichtiger Hebel für mehr Entgeltgleichheit. Mitarbeitende können Informationen zu ihrer eigenen Vergütung sowie zu vergleichbaren Tätigkeiten erhalten und diese besser einordnen. Gleichzeitig reduzieren einheitliche Abläufe Unsicherheiten in der Bearbeitung von Anfragen, stärken das Vertrauen der Mitarbeitenden und fördern eine faire und nachvollziehbare Vergütungspraxis. Damit unterstützt die Maßnahme Unternehmen auch bei der praktischen Umsetzung der Anforderungen der EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU) 2023/970 in Bezug auf Auskunftsrechte und transparente Entgeltstrukturen.

Potenziale & Wirkung

Etablierung einer Unternehmenskultur, in der flexibles Arbeiten zur Normalität gehört und für alle Beschäftigten ermöglicht wird. Ein Wandel von einer Präsenz- zu einer Ergebniskultur.

Flexible Arbeitszeitmodelle werden von mittelständischen Unternehmen als sehr geeignete Maßnahmen gegen Probleme bei der Besetzung von Stellen eingeschätzt. (Quelle, S.45)

Die Einführung von Remote Arbeiten als Gleichstellungsmaßnahme bietet kleinen und mittleren Unternehmen zahlreiche Vorteile und Chancen:

Erhöhte Flexibilität:

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Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Kosteneinsparungen

Krisenresilienz

Durch die Implementierung von Remote Arbeiten als Gleichstellungsmaßnahme können KMU nicht nur die Chancengleichheit fördern, sondern auch von einer Vielzahl betrieblicher Vorteile profitieren.

Schritte zur Einführung im Unternehmen

1. Analyse der bestehenden Prozesse und Datenverfügbarkeit

Untersuchen Sie, wie aktuell mit Auskunftsanfragen umgegangen wird:

Prüfen Sie, ob bereits Verfahren oder Zuständigkeiten für Auskunftsanfragen existieren.
Analysieren Sie, welche Entgeltdaten verfügbar sind und in welcher Form diese ausgewertet werden können.
Klären Sie, ob Vergleichsgruppen bereits definiert sind oder noch entwickelt werden müssen.

Ziel dieser Analyse ist es, bestehende Lücken in Prozessen und Datenstrukturen zu identifizieren.

2. Entwicklung eines standardisierten Auskunftsverfahrens

Erarbeiten Sie klare Richtlinien für die Bearbeitung von Auskunftsanfragen:

Legen Sie fest, wie Anfragen gestellt werden können und wer für die Bearbeitung zuständig ist.

Definieren Sie verbindliche Fristen für die Beantwortung der Anfragen.

Entwickeln Sie standardisierte Antwortformate, die alle erforderlichen Informationen enthalten (z. B. individuelles Entgelt sowie durchschnittliche Entgelte vergleichbarer Tätigkeiten, differenziert nach Geschlecht).

Stellen Sie sicher, dass datenschutzrechtliche Anforderungen eingehalten werden und Auskünfte so aufbereitet werden, dass keine Rückschlüsse auf individuelle Gehälter einzelner Personen möglich sind (z. B. durch Mindestgruppengrößen oder aggregierte Angaben).

Stellen Sie sicher, dass Vergleichsgruppen anhand nachvollziehbarer Kriterien wie Tätigkeit, Verantwortung, Qualifikationsanforderungen, Erfahrung, Arbeitsbedingungen und Entscheidungsspielräumen gebildet werden. Die Kriterien sollten dokumentiert und organisationsweit einheitlich angewendet werden.

3. Schulung von HR und Führungskräften

Bieten Sie Schulungen zur Anwendung des Verfahrens an:

Vermitteln Sie Kenntnisse zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Verfahrens, insbesondere im Umgang mit sensiblen Entgeltdaten. Hierbei können z. B. auch die Anforderungen der EU-Entgelttransparenzrichtlinie als Orientierung dienen.

Stärken Sie den sicheren Umgang mit Auskunftsanfragen sowie möglichen Rückfragen von Mitarbeitenden.

Sensibilisieren Sie für Diskriminierungsrisiken und die Bedeutung von Entgelttransparenz.

4. Kommunikation und Zugänglichkeit für Mitarbeitende

Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden über:

Kommunizieren Sie das Auskunftsrecht sowie den Ablauf des Verfahrens klar und verständlich.

Achten Sie darauf, dass Informationen und Verfahren auch für Teilzeitbeschäftigte, Mitarbeitende ohne regelmäßigen PC-Zugang oder Beschäftigte in dezentralen Bereichen leicht zugänglich sind (z. B. über Intranet, mobile Anwendungen oder analoge Informationswege).

Benennen Sie klare Ansprechpersonen für Fragen oder zur Unterstützung bei Auskunftsanfragen.

Wer muss eingebunden werden?

Geschäftsführung, Personalabteilung, Führungskräfte, Betriebsrat, Mitarbeitende

Mögliche Stolpersteine & Tipps

Unklare oder unvollständige Datenbasis
Fehlende oder uneinheitliche Entgeltdaten erschweren die Beantwortung von Anfragen.

Tipp: Stellen Sie eine konsistente, strukturierte und gepflegte Entgeltdatenbasis sowie klare Definitionen für Vergleichsgruppen sicher.

Inkonsistente Vergleichslogiken zwischen Fällen
Entgeltvergleiche werden je nach Bereich oder Situation unterschiedlich gezogen, wodurch Ergebnisse schwer vergleichbar sind.

Tipp: Stellen Sie einheitliche und verbindliche Vergleichslogiken für alle Entgeltbewertungen sicher.

Unsicherheit im Umgang mit dem Verfahren
Verantwortliche sind mit den Abläufen und Anforderungen nicht ausreichend vertraut.

Tipp: Stellen Sie praxisnahe Leitfäden und Schulungen bereit und etablieren Sie zentrale Ansprechstellen.

Entstehung von Erwartungs- und Vergleichsdynamiken
Mehr Transparenz führt zu verstärkten internen Vergleichen und steigenden Erwartungen an Anpassungen.

Tipp: Stellen Sie eine klare Einordnung von Entgeltentscheidungen und deren Rahmenbedingungen sicher.

Konflikte durch nachvollziehbare, aber nicht erwartungskonforme Ergebnisse
Transparente Auskünfte führen zu Spannungen, wenn Ergebnisse als nicht gerecht wahrgenommen werden.

Tipp: Stellen Sie eine konsistente, erklärbare Entscheidungslogik sowie geschulte Kommunikation in Konfliktsituationen sicher.

Brüche zwischen Transparenz und Steuerbarkeit
Die Organisation erzeugt mehr Transparenz, als sie operativ sauber steuern oder einheitlich beantworten kann.

Tipp: Stellen Sie sicher, dass Transparenzniveau, Datenlage und Prozessfähigkeit aufeinander abgestimmt sind.

Erfolgsfaktoren zur nachhaltigen Verankerung

Klare Zuständigkeiten im System verankern: Legen Sie eindeutige Verantwortlichkeiten für Bearbeitung, Prüfung und Freigabe von Auskunftsanfragen sowie für die Pflege der Entgeltdaten fest.

Steuerungsfähigkeit bei steigender Transparenz gewährleisten: Stellen Sie sicher, dass interne Gehaltsvergleiche, Rückfragen zu Einzelfällen und daraus entstehende Erwartungshaltungen systematisch aufgefangen und verarbeitet werden können.
Verbindliche Begründungslogik etablieren: Begründen und kommunizieren Sie Entgeltentscheidungen nachvollziehbar und organisationsweit konsistent.
Dokumentation und Nachvollziehbarkeit sicherstellen: Dokumentieren Sie Vergleichslogiken, Bearbeitungsschritte und Entscheidungsgrundlagen nachvollziehbar und organisationsweit konsistent.

Regelmäßige Überprüfung und Weiterentwicklung sicherstellen: Evaluieren Sie die Nutzung und Wirksamkeit des Verfahrens und passen Sie es bei Bedarf an.

Transparente Kommunikation sicherstellen: Informieren Sie die Mitarbeitenden kontinuierlich über ihre Rechte und über Weiterentwicklungen des Verfahrens.

Best Practice

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